Si eres el encargado de la facturación de empresas o un autónomo que descubre que una factura emitida contiene un error o ha omitido algún dato, puede que el espanto instantáneo lleve a tomar malas decisiones, como eliminar inmediatamente la factura. Antes de lanzarte a resolver el problema de la mejor manera que se te ocurra, conviene saber cómo anular una factura emitida, ya que no conocer este trámite puede llevar a cometer irregularidades contrarias a la ley.

Aclaramos que si no sabes cómo eliminar un error de una factura, no podrás cancelar ni modificar la factura sin más. Siguiendo el actual Reglamento de Facturación, las facturas emitidas puedes transformarse, no eliminarse como si nada hubiera ocurrido. El único procedimiento válido será emitir una factura rectificativa o nota de crédito. Hablamos de rectificar la factura original, ya que no es lo mismo rectificar que anular una factura emitida.

En este artículo resolvemos cómo anular una factura emitida, la diferencia entre factura rectificativa y factura negativa y cómo emitir una factura rectificativa para aclarar todas tus dudas acerca de este tema sin cometer ningún error.

 

¿Puedo eliminar una factura emitida de la contabilidad?

Si has cometido algún error en una factura no puedes anularla como si nada. La razón radica en que, al tratarse de una factura ya emitida, Hacienda contará con todos los cálculos una vez que la Administración Pública registre la contabilidad en la que aparece la factura emitida.

Asimismo, si decides eliminar la factura de tu contabilidad, esto no tendría utilidad alguna, puesto que si has enviado a tu cliente la factura este no la anulará aunque tu optes por hacerlo.

 

¿Qué elementos debe tener una factura?

Los elementos que debe tener una factura son los siguientes:

Elementos obligatorios de una factura

  1. El término de la factura
  2. La fecha y el número de la factura
  3. La identificación del emisor
  4. La identificación del receptor
  5. La descripción de los diferentes conceptos
  6. La base imponible sobre la que se aplicarán impuestos
  7. El tipo de IVA
  8. La cuota de IVA
  9. El importe total de la factura

Elementos opcionales de una factura

  1. La forma en la que se realiza el pago
  2. Los posibles descuentos
  3. Observaciones

Una vez explicados los elementos requeridos en una factura, pasamos a indicar en qué consiste una factura rectificativa y factura negativa.

 

Diferencia entre factura rectificativa y factura negativa

La factura rectificativa

Aunque conozcas los elementos que debe contener una factura, puede que al emitir una factura cometas algún error, un acto completamente humano.

Una práctica muy habitual cuando cometemos un error en una factura, como en el importe o los datos identificativos, es llevar a cabo una factura negativa sin considerar si ese se trata realmente del correcto procedimiento. No obstante, antes de lanzarte a la aventura, debes saber que rectificar y anular una factura no es lo mismo.

Ciertamente, en muchas ocasiones este procedimiento se trata de una conducta fraudulenta, como puede ser el traslado del IVA de un trimestre a otro distinto.

La factura negativa

La emisión de una factura negativa consiste en la cancelación de una factura, sin querer decir su eliminación. Se podrá emitir una factura negativa cuando haya una adecuada justificación y que los motivos sean diferentes a los anteriores expuestos. Siempre será erróneo anular una factura para emitir una nueva con motivo de la misma operación.

Ejemplos de una correcta emisión de una factura negativa son la cancelación de un servicio que la empresa ha cobrado por anticipado pero que nunca llegó a llevarlo a cabo o la devolución de un bien o producto.

 

¿Factura rectificativa o nota de crédito?

Como ya sabes, si no sabes qué hacer si has cometido algún error en la emisión de una factura, lo correcto será emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.

Puede que desconozcas si lo más conveniente es la factura rectificativa o la nota de crédito. La principal diferencia entre ambas es que la primera de ellas, la factura rectificativa, sirve para anular una factura que su IVA ya se ha liquidado, esto es, su objeto es la anulación de una factura perteneciente a un trimestre anterior.

No obstante, una vez entendida su diferencia, aclaramos que la Agencia Tributaria acepta tanto la emisión de una factura rectificativa como la de una nota de crédito.

 

¿Cómo realizar una factura rectificativa?

A continuación, indicamos cómo rectificar una factura física. Para corregir los errores cometidos en una factura, como la fecha, el importe, la base imponible, la numeración de factura o la cuenta bancaria, entre otros, emitiremos con posterioridad una factura rectificativa.

En esta factura deberá aparecer de forma visible la especificación de que se trata de una factura rectificativa; asimismo, se deberá detallar el elemento que se ha modificado.

Las facturas rectificativas deberán registrarse aparte, puesto que poseen un número de serie y de factura distinto al empleado en las operaciones habituales.

Si el error cometido se trata del IVA, diferenciamos entre:

  • Si la factura que se quiere rectificar se realiza en el mismo trimestre, se podrá emitir una nota de crédito.
  • Si el IVA de la factura ha sido liquidado y es del trimestre anterior, se deberá realizar una factura rectificativa.