La figura del administrador de fincas resulta muy importante en la gestión de una comunidad de vecinos. El administrador de fincas asume las responsabilidades del asistente del presiente de la comunidad y del secretario, siendo bastante diversos los servicios que ofrece. Las funciones del administrador de fincas van más allá de lo que se suele pensar, no se limita a controlar los gastos de la comunidad de vecinos o efectuar los pagos a los proveedores, convirtiéndose en una figura bastante polifacética.

El administrador de fincas es un profesional colegiado encargado el buen funcionamiento de las comunidades de vecinos en las que desempeña su labor, por lo que su presencia dentro de la comunidad es necesaria para la adecuada gestión del inmueble.

Es habitual que algún propietario o el presidente de la comunidad asuma estas labores, sin embargo, su contratación en las comunidades es cada vez más frecuente por las ventajas de tener un administrador de fincas profesional.

Es preciso aclarar que la normativa prevé una alta sanción a las comunidades de vecinos que sean gestionadas por personas inexpertas, siendo más rentable desde un punto de vista económico la contratación de un administrador de fincas.

 

Gestión de la comunidad de vecinos

El papel del administrador de fincas es fundamental para la correcta gestión de la comunidad de vecinos y su mantenimiento. Los administradores abarcan funciones en lo que concierne a aspectos reglamentarios y financieros, siendo necesaria la resolución de una asamblea de propietarios o la previa solicitud de los propietarios de fincas, rurales o municipales.

 

Funciones del administrador de fincas

Como hemos dicho, la figura del administrador de fincas es polifacética, ya que realiza multitud de funciones. A continuación, presentamos una serie de funciones que debería realizar un buen administrador de fincas:

  • Visitar las comunidades en las que desempeña su laborar para analizar sus instalaciones y servicios.
  • Gestionar los posibles problemas que puedan surgir en la comunidad, atendiendo a cambios de suministros o reparaciones en caso de ser necesario.
  • Convocar y presidir juntas ordinarias y extraordinarias junto al presidente de la comunidad de propietarios.
  • Informar a los propietarios a través de circulares informativas.
  • Controlar la morosidad, esto es, el administrador de fincas llevará la contabilidad de la comunidad e informará de las deudas pendientes de pago de los inquilinos.
  • Atender de manera presencial u otra a los propietarios.
  • Buscar alternativas para el ahorro de la comunidad.
  • Administrar los trabajos de la comunidad de vecinos y los presupuestos.
  • Administrar los proveedores .
  • En ocasiones, el administrador de fincas asume otras funciones como solicitar subvenciones públicas o gestionar la firma electrónica de la comunidad.

 

¿Cómo elegir un buen administrador de fincas?

Como es lógico, las funciones del administrador de fincas variarán dependiendo del tamaño de la comunidad; no es lo mismo administrar una pequeña comunidad de pocos vecinos con ecasos servicios o zonas comunes, como un pequeño portal y unos pocos buzones, que una gran comunidad con grandes jardines, zonas de juego y bastantes empleados. En cualquier caso, el papel del administrador de fincas será fundamental, ya que administrará todos los tipos de documentación y trámites.

A pesar de que se tendrá en cuenta la economía en la contratación de un administrador de fincas, será necesario atender a otros aspectos para que este ahorro de dinero no suponga la disminución de calidad de sus servicios. Indicamos qué tener en cuenta a la hora de elegir un buen administrador de fincas:

  1. Poseer el título correspondiente

    La persona que vayamos a contratar deberá poseer el título de Administración de Fincas. Existen otras licenciaturas, como un abogado, igualmente capaces de asumir estas funciones.

  2. Disponibilidad

    Para elegir un buen profesional también será importante que tenga disponibilidad y podamos contactar con él fácilmente, ya que es habitual que los problemas en las comunidades de vecinos sobrevengan sin previo aviso.

  3. Experiencia previa demostrable

    Para ganar confianza y tranquilidad conviene conocer su historial laboral, ya que la experiencia en este puesto le hará saber cómo actuar en multitud de circunstancias.

  4. Conocimientos contables

    El administrador de fincas deberá tener la suficiente capacidad para una buena gestión contable, ya que en las comunidades de vecinos es habitual que las cuentas no cuadren y necesariamente se deberá llevar un correcto control de los cobros y pagos.

  5. Capacidad para preparar juntas de vecinos

    Deberá convocar juntas de vecinos atendiendo a la disponibilidad de estos últimos; de igual manera, preparará los temas que se van a tratar y las actas, entre otros.

 

¿Cómo ser administrador de fincas? Formación necesaria

Cualquier persona que esté en posesión del título de Administración de Fincas podrá ser Administración de Fincas.

Por otro lado, el administrador de fincas deberá haber realizado alguna de las siguientes graduaciones oficiales universitarias:

  • Administración y Dirección de Empresas
  • Economía
  • Derecho
  • Ciencias empresariales
  • Ciencias políticas
  • Ciencias químicas
  • Arquitectura

Es frecuente que nos preguntemos, ¿debe estar colegiado un administrador de fincas? La respuesta es no. A pesar de que la ley actual no obliga que el administrador de fincas esté colegiado, en el caso de estarlo, supone una garantía deontológica y ética. Asimismo, otra ventaja es que los colegiados gozan de seguro de responsabilidad de daños, por lo que se encontrará asegurado en el caso de que en el desempeño de su labor cause algún daño al cliente.